OTIS President & Senior Executives Visit
2012
Team Work, Projekt Specjalny |
Wizyta Prezydenta Otis, Senior VP Excecutives oraz CEO krajów regionu UCEEA łącznie ~25 osoba grupa.
„The Polish organization did an exceptional job organizing and hosting the recent WHQ visit. The schedule was very full, logistics were difficult and expectations were high.
In all areas the meeting went off flawlessly due to your hard work. Participants from WHQ and UCEEA commented on the organizational efforts and the hospitality shown to them by the Polish team.
Please accept my sincere thanks and appreciation for your efforts.”
– Managing Director, Otis CEG
„I’d like to add my personal thanks to each of you for organising a great meeting and making the logistics perfect.
I also thank you and the entire Polish team for fully supporting us and making the OR3 in Warsaw both efficient and enjoyable.”
– President, Otis UCEEA
Moja rola w projekcie
Event Manager
czas przygotowań: 3 m-ce
sponsor: CEO Otis Polska
zespół projektowy: 3 os.
wsparcie: Zarząd Otis Polska, managerowie oddziałów serwisowych, managerowie sprzedaży, handlowcy (~20 os)
Zadania:
– przygotowanie koncepcji i planu wizyty
– koordynowanie wszystkich działań przygotowawczych
– wybór i nawiązanie współpracy z podwykonawcami: agencja reklamowa (oprawa wizualna, projekty zaproszeń, nagród i dyplomów okolicznościowych), hotele, logistyka
– zapewnienie sprawnego przepływu informacji dla zespołu projektowego & wspierającego, klientów oraz pracowników zaproszonych w charakterze gości
– stała komunikacja i prezentacja statusu prac ze sztabem koordynującym protokół formalny wizyty WHQ i regionu UCEEA
– komunikacja z zespołem executive assistants i Dyrektorami Zarządzającymi UCEEA uczestniczącymi w spotkaniu
– asystowanie w trakcie głównego spotkania biznesowego oraz UCEEA Operating Review
– przygotowanie do części biznesowej (prezentacje, dokumenty, raporty),
Skrócony zarys planu przygotowawczego i koncepcji wizyty:
1. Logistyka, transport, zakwaterowanie wszystkich uczestników wydarzenia (~100 os.)
2. Przygotowanie zaplecza technicznego i spotkań głównych biznesowych 3 dni (zgodnie z wymaganiami protokołu)
3. Customer Event – kolacja z Prezydentem (~70 Kluczowych Klientów)
4. Employees Reception – śniadanie z prezydentem (~100 pracowników) – wyróżnienia i nagrody dla pracowników, sesja Q&A
5. Organizacja eventów i czasu wolnego pomiędzy spotkaniami formalnymi.
Sylwia Ożga - Customer Strategy & Operations Manager 